Что такое RPA-системы

RPA-система или RPA-платформа – это программное обеспечение, которое позволяет автоматизировать рутинные и повторяющиеся задачи с помощью «программных роботов» (виртуальных ассистентов или ботов). Расшифровка аббревиатуры RPA (Robotic Process Automation) в переводе означает «роботизированная автоматизация процессов». Роботы, подобно человеку, могут вводить данные, копировать и вставлять информацию, открывать файлы, отправлять электронные письма и выполнять другие операции.

Роботы легко встраиваются в разные приложения и системы. При этом не нужно кардинально их дорабатывать или писать сложный код.

История RPA

История RPA началась в 1950-х с автоматизации на мейнфреймах и макросов. 2010-е стали временем расцвета RPA – термин вошел в обиход, компании привлекли миллиарды инвестиций, появились low-code платформы. С 2020 года началась эра hyperautomation, когда RPA стали объединять с искусственным интеллектом и машинным обучением.

Основные возможности RPA

Роботизированная автоматизация процессов может значительно упростить выполнение множества повседневных задач.

Основные возможности RPA (Robotic Process Automation):

• Автоматизация рутинных задач. RPA автоматически выполняет повторяющиеся задачи, такие как ввод данных, копирование и вставка, заполнение форм и т. д.

• Интеграция с различными приложениями. RPA-системы могут взаимодействовать с различными приложениями и программами, такими как офисные приложения, ERP-системы, CRM-системы и т. п.

• Работа с интерфейсами пользователя. Роботы RPA могут имитировать действия пользователя, такие как клики мышью и ввод с клавиатуры, что позволяет автоматизировать задачи, требующие взаимодействия с графическим интерфейсом.

• Обработка данных. RPA-системы могут автоматически обрабатывать большие объемы данных, например, извлекать информацию из документов, анализировать данные и выполнять расчеты.

• Снижение вероятности ошибок. Автоматизация задач снижает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.

• Освобождение времени сотрудников. Автоматизация рутинных процессов позволяет сотрудникам сосредоточиться на более сложных и творческих задачах.

• Масштабируемость. RPA-системы легко масштабируются в зависимости от потребностей бизнеса.

• Возможность интеграции с другими технологиями. RPA может быть интегрирована с другими технологиями, такими как машинное обучение, искусственный интеллект и обработка естественного языка для выполнения более сложных задач.

• Мониторинг и отчетность. RPA-системы отслеживают выполнение задач и генерируют отчеты о результатах работы роботов.

• Управление исключениями. RPA-платформы могут быть настроены на обработку исключений – ситуаций, когда задача не может быть выполнена автоматически и требует вмешательства человека.

Плюсы программных роботов

RPA-роботы работают быстро, четко и без сбоев.

Они выполняют задачи:

• Без остановок – 24/7.

• Без ошибок – исключают человеческий фактор.

• С предсказуемым результатом – строго следуют заданным правилам.

Как работает робот

Робот действует по четкому алгоритму, шаг за шагом. Все его действия фиксируются в логах (полная прозрачность). Для внедрения не нужны глубокие знания программирования.

Это автоматизация без сложных IT-проектов. Роботы становятся «цифровыми помощниками» для сотрудников.

RPA-роботы = AI

RPA-роботы не являются искусственным интеллектом (AI). Они работают по заранее заданным алгоритмам и не обладают способностью к обучению, анализу данных или принятию решений на основе сложных алгоритмов, как это делают системы искусственного интеллекта. Однако, современные RPA-платформы часто включают элементы AI.

Ключевые отличия RPA от AI

1. Что делает?

• RPA: Автоматизирует задачи по шаблону.

• AI: Анализирует данные, обучается и принимает решения.

2. Как работает?

• RPA: Повторяет запрограммированные действия.

• AI: Самообучается на основе входящих данных.

3. Нужны ли правила?

• RPA: Да, строго следует заданным инструкциям.

• AI: Нет, адаптируется к новым ситуациям без явных правил.

4. Обработка данных

• RPA: Работает только со структурированными данными (таблицы, формы).

• AI: Обрабатывает любые данные (текст, изображения, речь, видео).

5. Примеры применения

• RPA: Перенос данных из Excel в CRM, автоматическое заполнение форм.

• AI: Распознавание лиц на фотографиях, анализ тональности текста, персонализированные рекомендации.

Когда RPA и AI работают вместе

Комбинация RPA + AI называется IPA (Intelligent Process Automation). Вот как это выглядит:

Например: RPA переносит данные из письма в систему. AI читает это письмо и извлекает нужную информацию.

Примеры гибридных решений

Puzzle GPT – универсальная платформа для разработки и администрирования чат-ботов.

RPA-система или единичные роботы

Выбор между платформой RPA и единичными роботами зависит от масштабов автоматизации и целей компании.

Небольшим компаниям вполне хватит купить 2-5 RPA-роботов, особенно если ограниченный бюджет или нужен тестовый период. Один робот способен выполнять заданные операции в пределах локальной системы.

Такое количество роботов не требует объединения в группы. Ими можно управлять индивидуально, например, давать команды вручную или настроить для каждого определенный сигнал для активации.

Для контроля и управления более десяти роботами нужна специальная RPA-система (RPA-платформа). Это панель управления, к которой подключают роботов одной или смежных специализаций. RPA-система объединяет инструменты для мониторинга состояния роботов, их навигации, обработки данных с датчиков, а также для отправки команд.

Преимущества RPA-системы

Плюсы RPA-системы:

Централизованное управление

Панель мониторинга (dashboard) показывает статус всех роботов в реальном времени (какие процессы выполняются прямо сейчас, сколько задач завершено/провалено, время выполнения операций и т.д).

Управление параметрами и настройкой роботов: Удаленное управление работой и расписанием роботов из одного интерфейса

Детальная аналитика

Логирование: Система записывает каждое действие робота (какие шаги были выполнены, какие данные обрабатывались, возникшие ошибки).

Отчеты: Автоматическая генерация статистики (экономия времени/денег, производительность ботов, частые точки сбоев).

Оповещения о проблемах

Автоматические уведомления (на почту/в мессенджер) при: ошибках в процессе, непредвиденных ситуациях, попытках взлома.

Рекомендации: Некоторые системы подсказывают, как исправить типовые сбои.

Безопасность и контроль доступа

Разграничение прав: Разные уровни доступа для: администраторов (полный контроль), бизнес-пользователей (только их процессы), аналитиков (доступ к отчетам).

Аудит действий: Кто и когда запускал/менял процессы.

Масштабирование

В корпоративных RPA-платформах есть:

• Оркестратор: Система распределения задач между роботами.
• Балансировка нагрузки: Автоматическое перераспределение процессов при пиковой активности.

Кому подойдет RPA и как его внедрить

RPA – универсальный инструмент, который подойдет для отраслей с большим объемом рутинных операций. Например, банки и финансы, страхование, логистика, ритейл, управление персоналом (HR), бухгалтерия, производство.

Внедрение RPA-системы включает несколько этапов:

1. Анализ бизнес-процессов. Выявите рутинные и повторяющиеся задачи (например, ввод данных, отчетность, проверка документов). Используйте критерии:высокая частота, четкие правила, структурированные данные.
2. Выбор RPA-платформы. Изучите доступные на рынке RPA-платформы (Puzzle RPA, Sherpa RPA, Robin и другие) и выберите ту, которая наилучшим образом соответствует вашим потребностям. Учитывайте такие факторы, как стоимость, функциональность, простота использования и поддержка.
3. Разработка и настройка роботов. Создайте и настройте роботов для выполнения задач. Используйте инструменты RPA-платформы для создания сценариев работы роботов.
4. Тестирование. Проведите тестирование RPA-системы в различных сценариях, чтобы убедиться, что она работает корректно и соответствует требованиям.
5. Запуск робота и обучение пользователей. Запустите робота параллельно с ручным процессом (1–2 недели). Сравните результаты (точность, скорость). Если все работает правильно, то запустите робота в полную мощность. Обучите пользователей работе с новой системой. Объясните, как использовать RPA-инструменты, настраивать роботов и отслеживать их работу.
6. Поддержка и обслуживание. Обеспечьте техническую поддержку и обслуживание RPA-системы для решения возникающих проблем и установки обновлений системы.

Краткие итоги

RPA представляет собой инструмент для автоматизации рутинных задач в компании.

RPA не заменит людей, но освободит их от скучной и монотонной работы, чтобы они могли заниматься тем, что требует креатива и стратегического мышления.

Стоит ли пробовать? Если в вашей компании есть процессы, где сотрудники тратят часы на однотипные действия – RPA уже сегодня может дать быстрый результат. Начните с малого – автоматизируйте один процесс и оцените эффект!