Финансовый учет: делать самим или отдать профессионалам

Любой бизнес рано или поздно упирается в один вопрос: кто будет считать деньги? На старте собственник сам ведет таблицы в Excel и помнит каждую транзакцию наизусть. Но стоит обороту перевалить за несколько миллионов — начинается хаос. Услуги финансового учета от внешних провайдеров становятся реальной альтернативой найму штатного специалиста, особенно для малого и среднего бизнеса. Выбор модели напрямую влияет на то, насколько адекватно вы понимаете состояние компании и можете принимать решения.

Что на самом деле нужно бизнесу

Многие путают бухгалтерию с управленческим учетом. Первая работает по правилам государства и существует для налоговой — это обязательный минимум. Вторая создается для собственника и решает совсем другие задачи.

Зачем нужна управленка

Управленческий учет показывает реальную картину и помогает принимать решения:

• отчет о движении денежных средств демонстрирует реальные притоки и оттоки, предупреждает кассовые разрывы;

• отчет о прибылях и убытках раскрывает рентабельность направлений, позволяет отсечь убыточные активности;

• управленческий баланс показывает структуру активов и обязательств компании;

• финансовое планирование переводит стратегические цели в конкретные цифры и контрольные точки.

Управленка гибкая, настраивается под конкретный бизнес и отвечает на вопрос «что делать дальше», а не «что уже случилось».

Штатный специалист: контроль vs расходы

Свой бухгалтер или финдиректор дает полное погружение в специфику бизнеса. Человек всегда на связи, знает все нюансы работы с контрагентами, данные остаются внутри компании.

Скрытые расходы на штат

Содержание обходится дорого, и дело не только в зарплате:

• налоги и страховые взносы добавляют 30-40% к фонду оплаты труда;

• рабочее место с оборудованием и программным обеспечением;

• обучение и повышение квалификации специалиста;

• замена на время отпусков, больничных, декретов.

Для компании с оборотом до 5-7 миллионов в месяц такие расходы часто избыточны — специалист просто не загружен на полную ставку.

Аутсорсинг: экспертиза без лишних затрат

Внешний провайдер берет на себя все финансовые функции за фиксированную плату. Вы получаете доступ к опыту специалистов, которые работают с десятками компаний из разных отраслей, масштабируете услугу под текущие задачи и не зависите от одного человека. Риски минимальны: если что-то идет не так, провайдер заменяет специалиста без потери качества. Ключевой момент — насколько подрядчик понимает вашу отрасль и готов адаптировать процессы под реальные потребности, а не работать по шаблону.

Кому точно подойдет внешний учет

Стартапы и малый бизнес экономят каждый рубль, фокусируясь на продукте и клиентах. Содержать финансовый отдел нет смысла, объем операций не оправдывает полную ставку, а гибкость критична. Компании в фазе роста сталкиваются с резким увеличением операций, новыми направлениями и потребностью в сложной аналитике — профессиональный аутсорсинг масштабирует систему параллельно с бизнесом.

На что смотреть при выборе провайдера

Отраслевая экспертиза решает половину проблем: учет в ритейле кардинально отличается от IT или производства. Провайдер должен понимать специфику вашей ниши, иметь кейсы работы с похожими компаниями и знать отраслевые метрики.

Критерии надежного партнера

При выборе внешнего подрядчика обращайте внимание на несколько моментов:

• понятная структура отчетов с объяснением каждого показателя;

• четкий регламент взаимодействия с фиксированными точками контакта;

• доступность специалистов для консультаций по возникающим вопросам;

• готовность адаптировать стандартные процессы под вашу специфику.

Избегайте компаний, которые работают как черный ящик — данные приходят, но откуда и как, непонятно.

Как не потерять контроль

Передача учета на аутсорсинг не означает полную потерю контроля. Установите ритм коммуникации: ежемесячные презентации отчетности с разбором показателей, оперативные консультации при необходимости, квартальные стратегические сессии. Собственник должен разбираться в основах: понимать ключевые отчеты, знать критические метрики своего бизнеса и уметь задавать правильные вопросы. Слепое доверие цифрам без понимания их природы опасно.