Электронная форма делопроизводства становится все более привычной для каждой организации. Она стала обязательной во многих ежедневных процессах создания и использования важных документов. Уже всем привычная система электронного документооборота помогает сэкономить массу времени, которое раньше требовалось на доставку бумаг из точки «А» в точку «Б».

Что касается электронного архива, около него все еще осталось большое количество всевозможных вопросов. Например:

• Что он собой представляет;
• Как его правильно вести;
• Каким образом он улучшает работу компании;
• Как не ошибиться в выборе ЭДО.

Трудности бумажного архива

Бумажный вариант ведения дел все так же актуален во многих организациях. Более того, он выступает в качестве основного способа архивации бумаг. Но подобный способ включает в себя очень много минусов. Поэтому рекомендуется все-таки преобразовать бумажный архив в электронный. Это небыстрый процесс, но оно того стоит. Специализированный сервис СЭД ТЕЗИС поможет упростить переход и решить множество сложностей, связанных с ним.

Самая главная проблема, с которой сталкивались практически все фирмы – это потеря важных документов. И, чаще всего, это происходит в самый неподходящий момент.

Еще одна сложность – это медленная обработка информации. Разбор больших стопок с бумагами – процесс непростой. Здесь также присутствует человеческий фактор, когда работник может просто пролистнуть или не заметить нужную страничку. В таком случае ему приходится перебирать целую массу бумаг снова и снова.

Также стоит учитывать обслуживание архива. А это и зарплата человека, который за этим всем следит и аренда, и коммунальные платежи. Более того, все вышеперечисленные траты являются ежемесячными. То ли дело электронный вариант архива. Кроме компьютера и электричества ничего не нужно.

Бумажным архивом не могут пользоваться несколько человек одновременно. При электронном варианте такая проблема решается сама собой.

Если в бумажном варианте документа была выявлена ошибка, то заменить его – это целая история. Его нужно отредактировать, распечатать, подписать и пришить обратно. С электронной копией все намного проще и быстрее.

Плюсы ЭДО:

• Оперативность работы системы;
• Возможность совмещенного доступа;
• Возможность расширения хранилища и функционала;
• Взаимодействие с проверяющими органами;
• Высокий уровень эффективности;
• Отсутствие постоянных расходов на содержание помещения.

Процедура перехода предприятия на ЭДО может быть простой и быстрой, если вы будете использовать для этого сервис СЭД ТЕЗИС.